記録整理は適用可否の判定ではない

最初に税の管轄と年度を記します。給与明細、年次の所得・源泉徴収書類、銀行利息資料、領収書、提出済み申告書はそれぞれ役割が異なります。IRS Publication 17は所得や控除等を裏付ける記録を保管し、申告書の作成・説明に使うと案内しています。米国連邦税の説明です。

年度ごとの照合手順

  • 1. 管轄と課税年度を記載します。
  • 2. 雇用主・支払者ごとに給与明細と年次所得書類を集めます。
  • 3. 総支給額と源泉徴収額を別々に照合し、所得税、社会保障税、医療保険税を混同しません。
  • 4. 利息、その他所得、経費の証拠を日付・金額・支払者・取引番号でまとめます。
  • 5. 提出済み申告と比較し、未解決の差異と確認日を記録します。

架空の重複確認

同じ支払者、年度、給与100単位、源泉徴収10の書類が二つアップロードされたとします。200と20に合算する前に、重複、訂正、同じ雇用主の別の給与書類のどれかを確認します。IRSがW-2の所得・源泉徴収を米国申告に含めると説明していても、原本と訂正額を別の新しい所得として足す意味ではありません。IRSの賃金案内とW-2訂正指針は米国の書類に限られます。

IRSの訂正指針では、W-2cの変更項目に以前の報告額と正しい額を区別して記載します。原本の給与100・源泉徴収10のうち、給与だけが110に訂正されたと確認できた架空の例なら、照合後の給与は110、変更のない源泉徴収は10です。原本と訂正額を足した給与210ではありません。別の雇用主の実際の給与50・源泉徴収5があるなら、この単純な例の合計は給与160・源泉徴収15です。複数のW-2をまとめた訂正もあるので、対象範囲を支払者に確認します。

記録は 管轄/年度 | 支払者識別子 | 原本ファイル | 訂正ファイル/受領日 | 項目 | 以前の額→確認済み額 | 未変更項目 | 根拠/未解決の質問 とします。原本も保管し、訂正書類を受け取っただけで全項目を捨てたり二重計上したりしません。提出済みなら該当年度の公式の修正申告手順を確認し、この例だけで必要性を決めません。

保管と適用範囲

IRSの書類一覧は申告に必要な書類をまとめる方法を示しています。保管期間は資料と事情で異なるため、全ファイルに一律の年数を当てはめません。安全なバックアップを作り、個人番号や所得資料へのアクセスを制限します。控除資格、還付額、法定保管義務は該当する国・年度の税務当局または専門家に確認してください。

出典

IRS Publication 17 · IRS: 必要書類を集める · IRS: 源泉徴収 · IRS: 賃金とW-2